Połącz fakturę z przebiegiem współpracy
Faktura jest punktem wyjścia do rozmowy o należności, ale analiza często wymaga szerszego obrazu. Przygotuj zamówienie, warunki współpracy oraz materiały pokazujące wykonanie zadania. Wskaż, czy druga strona kwestionuje całą należność, tylko jej część czy nie przedstawia żadnego stanowiska.
Nie utożsamiaj każdej zwłoki z takim samym problemem. Brak płatności może towarzyszyć sporowi o jakość, zakres usługi, termin wykonania albo wcześniejszą wpłatę. Nazwanie rzeczywistej rozbieżności pomaga określić potrzebne dokumenty.
Przygotuj krótką chronologię
- Kiedy i w jaki sposób ustalono zlecenie?
- Co miało zostać wykonane i za jaką kwotę?
- Jak potwierdzono wykonanie lub odbiór?
- Kiedy przekazano fakturę i jaki termin płatności wskazano?
- Jakie wpłaty, korekty i reklamacje pojawiły się później?
Do każdego zdarzenia przyporządkuj dokument albo wiadomość. W przypadku ustaleń telefonicznych zapisz, kto rozmawiał, kiedy i czego dotyczyła rozmowa. Oznacz, które informacje są potwierdzone, a które wynikają z Twojej relacji.
Pokaż rzeczywiste saldo
Przy kilku fakturach przygotuj tabelę z numerem dokumentu, kwotą, terminem, wpłatami i pozostałą wartością. Zaliczki oraz płatności częściowe wpisuj osobno. Jeśli wpłata nie ma jednoznacznego opisu, zaznacz tę wątpliwość zamiast dowolnie przypisywać ją do wybranej faktury.
Przykład ilustracyjny: klient przelał część pieniędzy i jednocześnie zgłosił zastrzeżenia do końcowego etapu prac. Do analizy potrzebne są nie tylko dokumenty sprzedaży, ale też zakres zlecenia, potwierdzenia odbioru i wiadomości o zastrzeżeniach. Proste przypomnienie o pełnej kwocie nie wyjaśnia sporu.
Zachowaj pełną korespondencję
Uporządkuj wiadomości według dat i tematu. Nie usuwaj odpowiedzi, które są niekorzystne dla Twojego stanowiska. Analiza powinna uwzględniać także propozycje rabatu, rat lub korekty. Wybrane fragmenty mogą nie pokazywać, jakie warunki strony rzeczywiście omawiały.
Sprawdź, czy nazwa kontrahenta i dane na dokumentach są zgodne. W pierwszym zapytaniu opisz relację gospodarczą oraz zadanie, którego dotyczy należność. Nie trzeba przesyłać pełnej bazy klientów ani innych niezwiązanych dokumentów firmy.
Ustal cel zlecenia
Możesz potrzebować analizy salda, przygotowania wezwania, odpowiedzi na zarzuty albo oceny propozycji porozumienia. Powiedz, czy zależy Ci na dalszej współpracy z kontrahentem. Zakres i warunki pomocy należy uzgodnić przed przygotowaniem materiałów. Ocena żądania wymaga również dokumentów wykonania umowy i rozliczeń.
Powiązane materiały
Wezwanie do zapłaty — zakres pomocy · Jak przygotować się do pierwszego kontaktu
Materiał informacyjny pomaga uporządkować dokumenty i pytania. Nie jest indywidualną oceną sprawy.